Hoe verhoog ik mijn productiviteit of hoe word ik productiever is een vraag die iedereen zich wel eens stelt.
Ongeacht wat je doet of waar je werkt, mensen die efficiënt en effectief werken hebben meer controle over hun tijd, zijn succesvoller en voelen zich gelukkiger.
En helemaal nu we vaker vanuit huis werken is het belangrijk productief te zijn, om meer te doen in minder tijd, zodat er ook tijd overblijft voor andere dingen die ook belangrijk zijn.
Wat is productiviteit?
Productiviteit is de efficiëntie waarmee taken en doelen worden afgerond, dat is wel helder.
Maar wat houdt productief zijn eigenlijk in?
Meer taken afvinken of langer werken hoeft niet per se te betekenen dat je productief bent.
Het betekent vooral dat je het druk hebt. En ‘druk hebben’ moet niet verward worden met productief zijn.
Productief zijn betekent dat je het beoogde resultaat in zo kort mogelijke tijd behaalt.
Het gaat over slimmer werken, niet per se over harder werken.
Het betekent dat je processen verfijnt, workflows versnelt en de kans op onderbrekingen verkleint.
Productiever worden bereik je door naar je huidige manier van werken te kijken.
Door de knelpunten, tekortkomingen en belemmeringen te identificeren en manieren te vinden om deze te verbeteren en op te lossen.
Het belang van productiviteit
Productiviteit is voor iedereen belangrijk. Het is belangrijk voor jezelf en voor het bedrijf waarvoor je werkt.
De winst voor je bedrijf (of dat nu je eigen bedrijf is of dat van je werkgever)
Productief zijn betekent:
- een hogere opbrengst en lagere kosten voor het bedrijf
- lagere kosten zorgen voor stabiliteit (de winst kan opnieuw in het bedrijf worden geïnvesteerd)
- een hogere opbrengst kan ook resulteren in hogere lonen. Dit zorgt voor een betere levensstandaard van de werknemers
- tevreden werknemers hebben plezier in hun werk en zorgen voor een goede reputatie
- klanten krijgen waar voor hun geld, zijn tevreden en komen terug
- het bedrijf kan verder groeien.
De winst voor jou als persoon
Productiviteit is voor jou belangrijk omdat je meer doet in minder tijd. En dat betekent dat je meer tijd overhoudt om andere dingen te doen die ook leuk en belangrijk zijn. Met je kinderen naar het park bijvoorbeeld, sporten, of even bijkletsen met een vriend(in).
Productief zijn betekent onder andere:
- dat je geconcentreerd en foutloos werkt
- dat je dit doet zonder stress en zonder dat je te veel uren maakt
- dat je niet twijfelt over wat je moet doen of over wanneer je het af gaat hebben
- dat de berichten, e-mails en telefoontjes die je werkdag onderbreken beperkt blijven
- dat je geen verkeerde inschatting maakt van ingewikkelde taken
- dat je controle hebt.
Productief zijn is dus niet alleen belangrijk voor het bedrijf waarvoor je werkt. Je wordt er zelf ook een blijer mens van.
Productiviteit en thuiswerken
Om de impact van thuiswerken op de productiviteit beter te begrijpen startte het Amerikaanse bedrijf Valoir in mei 2020 een onderzoek. In dit onderzoek werden 327 thuis werkende professionals geïnterviewd.
Liever vanuit huis werken
Ondanks de afleiding die je bij thuiswerken kunt verwachten (kinderen, interrupties van medebewoners) en technologische problemen (internet) rapporteerde slechts 1% een negatief effect op hun productiviteit.
Meer dan 40 procent van de werknemers gaf zelfs aan in de toekomst liever fulltime op afstand te willen werken. Het volledige rapport lees je hier.
Afleiding
Maar hoe zit het met afleiding en andere uitdagingen?
Bijna 1/3 van de respondenten in dit onderzoek gaf aan dat social media zorgde voor de meeste afleiding. Gemiddeld werd hier bijna 2 uur per dag aan besteed. En daarnaast bleek een stabiele internetverbinding de grootste technische uitdaging.
Productiviteit en het nieuwe werken
Maar er kunnen zich ook andere zaken voordoen natuurlijk. De hond moet bijvoorbeeld worden uitgelaten, of de berg met was blijft in je achterhoofd aandacht vragen, of je kinderen/je partner/je buren begrijpen niet dat thuiswerken ook echt betekent dat er thuis gewerkt moet worden.
Uiteindelijk ben je niet alleen bezig met het werk wat gedaan moet worden maar vooral met de onderbrekingen die dat voorkomen.
Hieronder vind je 7 tips die je productiviteit kunnen verhogen.
Start de dag met een ochtendroutine
Een van de beste manieren om je dag succesvol te beginnen is door vroeg op te staan. Na een sportieve start waarin je 20 tot 30 minuten beweegt/sport en een halve liter water hebt gedronken vervolg je de dag met een gezond ontbijt.
Het voordeel van een ochtendritueel is dat het stress reduceert. Je weet precies wat je gaat doen, alles heeft een specifieke volgorde en hoe vaker je de routine doet, hoe minder je erbij na hoeft te denken.
Met een ochtendritueel begin je de dag gecontroleerd. Jij bepaalt wat er gebeurt en hoeveel tijd je daarvoor neemt.
Van een ochtendritueel wordt gezegd dat het geluk bevordert en de productiviteit verhoogt.
Stel prioriteiten
Wanneer je niet goed weet waar je moet beginnen maak je een prioriteitenlijst. Je schrijft op wat er moet gebeuren en je prioriteert op basis van belangrijkheid en urgentie.
Reduceer afleiding
Afleiding houdt ons van ons werk. Het is goed je te realiseren dat dit niet tot irritatie hoeft te leiden maar dat je proactief op zoek kunt gaan naar een oplossing voor de dingen die je van je werk afhouden.
Lawaai
- wanneer je je moeilijk kunt concentreren door geluid van buitenaf kun je oordopjes gebruiken
- wanneer je het geluid in je omgeving helemaal wilt weren kun je een koptelefoon met ruisonderdrukking aanschaffen. Een ‘noise-cancelling’ koptelefoon van Bose bijvoorbeeld meet het omgevingsgeluid en onderdrukt dit met een tegengesteld signaal. Ideaal wanneer je ongestoord geconcentreerd wilt werken.
- je kunt ook muziek gebruiken wanneer je je beter wilt concentreren en focussen. Op YouTube zijn er verschillende afspeellijsten die je daarbij kunnen helpen.
- wanneer je snel wordt afgeleid door het uitzicht op straat kies je voor een werkplek met uitzicht op een saaie muur.
- en werk je liever met achtergrondgeluid? Bekijk (beluister) dan de gratis app van SimplyNoise eens.
Social media
We zeiden het al. Social media is voor veel mensen de grootste afleiding wanneer er gewerkt moet worden.
Onderzoek toont aan dat de gemiddelde mens ongeveer 80 keer per dag op zijn of haar sociale apps kijkt. Afhankelijk van hoeveel uren je slaapt is dat bijna iedere 12 minuten. Ongeveer 10% doet dat zelfs iedere 4 minuten!
En het is waarschijnlijk geen verrassing wanneer we je vertellen dat millennials (geboren tussen 1980 en 1996) hun telefoon tot wel 150 keer per dag checken!
Werk je thuis? Zet dan je mobiel in de vliegtuigmodus zodat inkomende berichten, e-mails en het gebruik van social media beperkt blijft.
Stel gedurende de dag vaste tijdstippen in om alle inkomende berichten te bekijken.
Extensies en apps
Er zijn verschillende extensies en apps die de tijd die je op specifieke websites doorbrengt voor je in de gaten houden.
Inzicht in het gebruik van (sociale)apps of (nieuws)websites kan verhelderend werken. Wanneer je vaak wordt afgeleid door YouTube, Instagram of een andere app of website stel dan een limiet in om jezelf gefocust te houden. De Chrome extensie StayFocusd verhoogt je productiviteit door de hoeveelheid tijd die je besteedt tijd verspillende websites te beperken.
Kinderen
Thuis werken onder normale omstandigheden is al niet gemakkelijk, thuis werken met ook nog (kleine) kinderen om je heen is bijna onmogelijk.
Het vergt tijd om uit te vinden welk schema het beste bij jou en je kind(eren) past en het vergt flexibiliteit en realisme om vast te stellen wanneer het belangrijk is dat schema naast je neer te leggen.
Kinderen houden zich over het algemeen niet aan schema’s. Toch is het belangrijk je week te plannen.
Dat doe je op basis van je vergaderingen en je deadlines. Dit maakt het mogelijk de mogelijke knelpunten op te sporen en in de kiem te smoren.
Tip 1
Maak het je kinderen duidelijk wanneer je aan het werk bent en niet gestoord kunt worden.
Tip 2
Maak het je kinderen duidelijk wanneer je stopt met werken/pauze hebt en wel gestoord kunt worden.
Tip 3
Communiceer met je werkgever en collega’s dat je rekening moet houden met je kinderen zodat deze niet voor verrassingen komen te staan tijdens digitale vergaderingen.
Bekijk deze grappige video waarin professor Robert Kelly tijdens een live interview op televisie wordt geconfronteerd met zijn dochter, zoon en echtgenote.
Andere volwassenen
Word je gestoord van en door je huisgenoten? Maak ook hier afspraken mee. Laat weten dat je ongestoord wilt werken en spreek een tijd af wanneer je weer beschikbaar bent.
Stop met multitasken
Wat veel mensen ‘multitasken’ noemen, noemen psychologen ‘het snel wisselen tussen verschillende taken’.
Hoewel veel mensen vinden dat ze heel goed kunnen multitasken, blijkt uit onderzoek dat multitasken niet bestaat. Onze hersenen zijn nou eenmaal niet gemaakt om meerdere dingen tegelijk te doen. Meestal resulteert multitasken in werk van slechte kwaliteit. Wanneer je productief wilt zijn doe je dus één ding tegelijk.
Stel je doelen
Het stellen van doelen is essentieel wanneer je je tijd goed wil managen. Doelen geven je een richtpunt waar je naartoe kunt werken. Wanneer je weet waar je naartoe wilt, kun je prioriteiten stellen. Doelen helpen je beslissen waar je tijd aan wilt besteden en wat je tijd niet waard is. Hoe doe je dat?
Maak het specifiek
Zonder doelen wordt het een stuk lastiger om werk gedaan te krijgen. Vage doelen geven een vage uitkomst. Beslis wat je vandaag wilt bereiken en ga net zo lang door tot je het bereikt hebt.
Maak het meetbaar
Meetbare doelen zou je kunnen zien als de overtreffende trap van specifieke doelen. Bij een specifiek doel werk je bijvoorbeeld aan een bepaald rapport, een meetbaar doel geeft aan hoeveel pagina’s er aan het einde van de dag geschreven moeten zijn.
Maak het haalbaar
Een klein doel dat wordt afgerond heeft een grotere impact en geeft meer voldoening dan een groot doel wat maar niet gehaald wordt. Grote onhaalbare doelen werken alleen maar demotiverend. Zorg er dus voor dat je doel haalbaar is. Splits grote doelen op in kleinere ‘deel’ doelen.
Maak het relevant
Hoewel een opgeruimd bureau efficiënter werkt dan wanneer je in de rommel zit, heeft niemand er iets aan wanneer je hier teveel tijd aan besteedt. Je dagelijkse kleinere doelen moeten relevant zijn voor de grote doelen die uiteindelijk gehaald moeten worden.
Maak het tijdsgebonden
Wat wil je dit uur af hebben? Wat wil je dit dagdeel af hebben? Wat heb je aan het einde van de dag bereikt?
Heb je je doelen bereikt?
Het is prima om grote doelen, die zich over een langere tijdsspanne uitstrekken, helder te hebben. Het is ook belangrijk dagelijks kleinere doelen af te vinken die het grote doel onderschrijven. Evalueer aan het einde van de dag welke kleine doelen gehaald zijn.
Pauze goed voor productiviteit
Geconcentreerd werken kan productief zijn maar kost veel energie. Doorwerken zonder pauzes werkt contraproductief.
Probeer de Pomodoro-techniek om mentale vermoeidheid tegen te gaan.
- werk 25 minuten geconcentreerd
- vink je eerste ‘Pomodoro’ af in je agenda
- neem 5 minuten pauze (stretch, drink een glas water en haal een paar keer diep adem)
- zodra de pauze voorbij is ga je weer 25 minuten geconcentreerd aan de slag
- vink af en neem 5 minuten pauze
- herhaal vier keer
- neem een pauze van 30 minuten
De pomodoro-techniek is bedacht door Francesco Cirillo. Wil je hier meer over weten? Bekijk hier zijn boek.
Stel je grenzen
Grenzen stellen, dat wil zeggen, een structuur creëren die ervoor zorgt dat de grens tussen werk en vrije tijd duidelijk is, is van vitaal belang wanneer je vanuit huis werkt.
Dit kan ingewikkelder zijn dan het lijkt.
Want het stellen van grenzen wordt lastig wanneer je baas of een collega verwacht dat je beschikbaar bent wanneer het hun uitkomt.
Een grens aan je werk stellen kan ook lastig zijn wanneer je loyaal bent aan het bedrijf waar je werkt of wanneer je een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt.
En daarnaast is het thuis gewoon gemakkelijk om nog even door te werken, je voicemail te checken en op e-mails te reageren, lang na werktijd.
En het blijkt dat veel mensen dat ook doen.
Einde van de dag routine
Om te voorkomen dat je teveel tijd besteed aan je werk (waarbij een burn-out op de loer ligt) plan je ook het einde van de dag.
- besluit op welk tijdstip je werkdag erop zit en hou je daaraan
- ruim je werkplek op
- geef jezelf een goed gevoel door stil te staan bij wat je vandaag gepresteerd hebt
- bedenk welke klus je voor je uit hebt geschoven. Besluit met welke deeltaak je de volgende werkdag begint
- maak een to-do lijst voor morgen
Wanneer ben je bereikbaar?
Zorg ervoor dat je collega’s weten wanneer je wel en niet werkt. Sommige managers houden de gewerkte uren van hun werknemers bij. Spreek met je manager af dat je bereikt wat jullie afspreken. Zo hoeft er niet gekeken te worden naar de uren die wel of niet gewerkt zijn maar kun je afgerekend worden op wat er in die uren gedaan is.
Productiviteit en geluk
Uit onderzoek blijkt dat werknemers die vanuit huis werken tevredener zijn en efficiënter werken. Thuiswerkers voelen zich meer betrokken bij het bedrijf, nemen kortere pauzes, zijn minder vaak ziek en nemen minder vrije dagen op.
Hoewel geluk zich natuurlijk niet laat meten rapporteren werknemers die thuiswerken een grotere tevredenheid dan de werknemers die op kantoor werken.
Alleen maar goede berichten zou je denken maar toch zijn er kanttekeningen te plaatsen.
Uit hetzelfde onderzoek bleek dat thuiswerkers moeite hadden met het isolement waar ze in zaten. Ook hadden ze de perceptie dat ze minder kans op promotie hadden en dat bonussen vooral aan kantoorwerkers werden uitgekeerd. Er zijn dus nog wel aandachtspunten die het hoofd moeten worden geboden.
De beste productiviteitstools
Tijd is je meest waardevolle bezit. Eenmaal verspild is tijd voor altijd verloren.
In een wereld vol afleiding kan het moeilijk zijn om je op je werk te concentreren waardoor er veel tijd verloren gaat.
Ieder product wat je productiviteit verhoogt is z’n geld dus meer dan waard.
Hieronder vind je verschillende producten die jouw werkdag efficiënter en productiever zullen laten verlopen.
Voor meer focus
In een omgeving met luidruchtige bouwvakkers, schreeuwende kinderen op straat en gamende tieners in huis brengt een goede koptelefoon met muziek waarbij je je goed kunt concentreren de focus die nodig is.
Een goede koptelefoon geeft je niet alleen een fantastische luisterervaring. Van een goede koptelefoon mag je ook gemak verwachten in de vorm van een lange batterijduur en een comfortabel gebruik. Dit alles zodat jij ongestoord en productief kunt werken.
Met ventilatie, een ergonomische vormgeving en zachte oorkussens is de Beats Solo3 Wireless met een batterijduur van maximaal 40 uur misschien jouw ideale koptelefoon.
Voor een opgeruimd bureau
Door je monitor op ooghoogte te plaatsen bevorder je een goede werkhouding en voorkom je nekklachten. Heel fijn aan deze standaard zijn de 4 gemakkelijk toegankelijke usb poorten en de draadloze oplaadmogelijkheid voor je telefoon. Alle kabels netjes opgeruimd en connectiviteit binnen handbereik. Na je werkdag ruim je je bureau in een handomdraai op door je keyboard en muis onder de standaard te schuiven. Overzichtelijk en georganiseerd.
Voor een rechte rug
Je kunt niet productief zijn met een pijnlijke rug. Een slechte houding is iets wat je kunt veranderen en de Upright GO kan je hierbij helpen. De Upright GO is een apparaatje wat je eraan herinnert om rechtop te zitten en rechtop te staan. Je plakt het tussen je schouderbladen alwaar het je met zachte trillingen herinnert je rug te rechten wanneer dat nodig is. Via de Upright-app (iOS en Android) krijg je dagelijks een feedbackrapport en genereert het een persoonlijk trainingsprogramma met als doel je houding te verbeteren en je rug te versterken.
Voor meer productiviteit
Het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen (The Art of Stress-Free Productivity) is verreweg het beste boek wanneer het om productiviteit en timemanagement gaat. Dit boek legt uit hoe je taken kunt opsplitsen die je ofwel snel kunt uitvoeren, ofwel kunt delegeren, ofwel kunt uitstellen, ofwel helemaal kunt negeren.
Het lijkt zo eenvoudig, maar in de stress van het moment kun je gemakkelijk verstrikt raken in onbelangrijke details waarbij de belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Allen’s boek vertelt je hoe je de mentale vaardigheden kunt ontwikkelen die nodig zijn voor een productief leven.
Wil je de theorie omzetten in praktijk? Dan vind je hier het werkboek om stressvrij productief te worden.
Voor een ergonomische werkplek
Zitten is het nieuwe roken. Langdurig in dezelfde zittende houding werken maakt nek- en rugproblemen waarschijnlijk. Een zit/sta bureau is voor veel mensen geen optie. Met dit verstelbare exemplaar verander je je eigen bureau in een handomdraai in een ergonomisch bureau. Deze topper is als beste getest en wordt dan ook al jaren aanbevolen
door experts.
Voor een betere planning
Wil je wetenschappelijk bewezen beter presteren?
Bestseller en wereldberoemde ‘high-performance coach’ Brendon Burchard helpt jou een jaar lang met planners, schrijfopdrachten, schema’s en zelfbeoordelingen. Deze ‘dagplanners’ helpen je strategischer te denken, prioriteiten te stellen, je doelen sneller te bereiken en een meer gefocust, gelukkiger en productiever leven te leiden.
Op basis van ’s werelds grootste onderzoek naar hoe ‘high-performers’ hun productiviteit verhogen, doelen stellen, prioriteren en de positieve mindset en gewoontes creëren die nodig zijn om alles uit de dag te halen is deze planner een must.
Benieuwd naar Brendon Burchard’s boek over hoe productieve mensen functioneren? Kijk hier.
Tenslotte de 17 beste productiviteitstips
- Zorg voor routine! Wanneer je ‘s ochtends opstaat, wanneer je aan het werk bent, wanneer de werkdag erop zit, en ook wanneer je sport, kookt of schoonmaakt. Productiviteit komt niet vanzelf. Je wordt productief door vastbesloten productief te worden. En dat doe je onder andere met behulp van routines.
- Iedereen moet dingen doen waar hij of zij geen zin in heeft. Wat het ook is, maak er een gewoonte van vervelende klusjes iedere ochtend als eerste af te strepen.
- Schrijf iedere taak en elke afspraak op zodat je geen geheugenruimte verspilt aan energie- en aandacht slurpende dingen die je moet onthouden.
- Bewaar het openen van je e-mail inbox voor ‘s middags. Zo besteed je je de beste uren aan het belangrijkste werk.
- Plan je pauzes. Er zit een grens aan je concentratievermogen.
- Eet gezond. Talloze onderzoeken bevestigen het belang ervan.
- Beweeg. Gezonde mensen zijn productiever.
- Wees je bewust van je belangrijkste doelen. Maak een lijst met subdoelen die afgevinkt kunnen worden.
- Chaos zorgt voor stress. Zorg voor Rust, Reinheid en Regelmaat.
- Zeg eens ‘nee’. De meeste mensen willen aardig gevonden worden en zeggen te vaak ‘ja’. Dit resulteert in een overvolle agenda. Een overvolle agenda is funest voor je productiviteit
- Delegeer wat je kunt delegeren. Concentreer je op activiteiten waar je goed in bent.
- Stop met multitasken. Wees één van de weinigen die de mentale discipline hebben om op één taak te focussen.
- Word fitter. Fysieke fitheid resulteert in meer energie en focus
- Drink meer water. Wanneer je uitgedroogd bent heb je minder energie en krijg minder gedaan.
- Elimineer afleiding: e-mail, telefoon, social media.
- Maak behalve een ‘to do lijst’ ook een lijst met dingen waar je mee gaat stoppen. (stop met het oplossen van andermans problemen, stop met het groot maken van kleine problemen). Het gaat niet alleen om wat je doet. Het gaat ook om de dingen die je laat.
- Bekijk voordat je de dag afsluit wat je de volgende dag gaat doen. Welke vier tot zes taken wil je af krijgen? Bepaal wat je het eerste gaat doen.
